3TCloud – Chênh lệch tỷ giá liên quan 131 – Phải thu khách hàng
Kính chào Quý khách hàng,
Bài viết này sẽ hướng dẫn cách nhập liệu theo dõi chênh lệch tỷ giá tự động các nghiệp vụ liên quan tới tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng trên Phần mềm kế toán 3TCloud.
a. Khi nhận được tiền ứng trước
Ví dụ nhập liệu:
Ngày 12/10/2021, Công ty TNHH ANBI NT chuyển khoản 700 USD ứng trước cho hợp đồng AB1110 vào tài khoản ngoại tệ Vietcombank. Tỷ giá mua ngoại tệ của Vietcombank ngày 12/10/2021 là 22.665 VNĐ.
Chi tiết nhâp liệu như sau:
Với nghiệp vụ này xác nhận chứng từ dùng để nhập liệu là phiếu Báo Có.
Vào phân hệ TIỀN MẶT TIỀN GỬI, hiện cột Nghiệp vụ chọn phiếu Báo Có.
Tài màn hình thêm mới phiếu Báo Có nhập liệu các thông tin sau:
| Ngày chứng từ | Ngày phát sinh giao dịch. |
| Tiền tệ – Tỷ giá | Mã ngoại tệ phát sinh giao dịch.
Tỷ giá là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng nhận được tiền tại thời điểm phát sinh giao dịch. |
| Đối tượng | Nhận được tiền từ ai? |
| Hạch toán | |
| Tài khoản Nợ | Số hiệu tài khoản tăng ngoại tệ tương ứng
Tiền tệ: Mã ngoại tệ phát sinh giao dịch (USD) Nguyên tệ: Giá trị ngoại tệ nhận được Tỷ giá: Nhảy theo tỷ giá đã nhập phía trên. Thành tiền: = Nguyên tệ * Tỷ giá = Giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán (VND) theo tỷ giá mua tại thời điểm phát sinh giao dịch. |
| Tài khoản Có | Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng
Tiền tệ: Mã ngoại tệ phát sinh giao dịch (USD) Nguyên tệ: Giá trị ngoại tệ nhận ứng trước. Tỷ giá: Nhảy theo tỷ giá đã nhập phía trên. Thành tiền = Nguyên tệ * Tỷ giá = Giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán (VND) theo tỷ giá mua tại thời điểm phát sinh giao dịch. |
Nghiệp vụ này không phát sinh chênh lệch tỷ giá.
Nhấn “Ghi lại” hoặc phím tắt CTRL + ENTER để lưu lại, hoàn thiện nhập liệu.
b. Khi bán hàng ghi nhận doanh thu
Ví dụ nhập liệu:
Ngày 20/10/2021, xuất bán lô hàng theo hợp đồng AB1101 cho Công ty TNHH ANBI NT. Thông tin chi tiết như sau:
| Mặt hàng | Đvt | Số lượng | Đơn giá
(USD) |
Thành tiền
(USD) |
| Áo sơ mi nam | Chiếc | 2.500 | 2,10 | 5.250 |
| Quần âu nam | Chiếc | 2.500 | 2,80 | 7.000 |
| Áo sơ mi nữ | Chiếc | 3.200 | 2,85 | 9.120 |
| Tổng tiền hàng (USD) | 21.370 | |||
| Tỷ giá mua của ngân hàng Vietcombank tại ngày phát sinh giao dịch mua bán là: 22.650 VNĐ
Tỷ giá trên tờ khai hải quan là: 22.670 VNĐ |
||||
Chi tiết nhập liệu như sau:
Bước 1: Nhập liệu hóa đơn bán hàng
Chọn phân hệ VẬT TƯ, HÀNG HÓA. Hiện cột Nghiệp vụ tích chọn hóa đơn bán hàng.
Tại màn thình thêm mới hóa đơn bán hàng nhập liệu các tham số sau:
| Ngày chứng từ | Ngày phát sinh giao dịch bán hàng. |
| Tiền tệ – Tỷ giá | Mã ngoại tệ phát sinh giao dịch.
Tỷ giá là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng chỉ định cho khách hàng thanh toán tại ngày phát sinh giao dịch bán hàng. (Tỷ giá trên tờ khai hải quan chỉ là căn cứ để xác định Thuế GTGT hàng xuất khẩu và Thuế xuất khấu và các loại thuế khác phát sinh trong quá trình xuất khấu nếu có) |
| Đối tượng | Bán hàng cho ai? |
| Thông tin hàng hóa, dịch vụ | Bán mặt hàng gì? Theo đơn vị tính nào?
Số lượng bán bao nhiêu? Đơn giá – Thành tiền theo đồng tiền ngoại tệ phát sinh. |
Nhấn “Ghi lại” hoặc phím tắt CTRL + ENTER để lưu lại nghiệp vụ hóa đơn bán hàng.
Bước 2: Tích chọn theo dõi chênh lệch tỷ giá
Theo nguyên tắc theo dõi Chênh lệch tỷ giá (TT200-BTC) thì khi chuyển giao vật tư hàng hóa cho khách hàng:
Đối với phần doanh thu, thu nhập tương ứng với số tiền ngoại tệ đã nhận trước của người mua sẽ ghi nhận theo tỷ giá giao dịch tại thời điểm nhận trước.
Phần doanh thu, thu nhập chưa thu tiền sẽ ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm chuyển giao hàng hóa.
Như vậy với nghiệp vụ trên tại thời điểm chuyển giao hàng hóa, Doanh thu và Nợ phải thu khách hàng được xác định giá trị ghi sổ bằng:
= 700 (USD nhận ứng trước * 22.665 (tỷ giá nhận ứng trước) + (21.370 – 700) (Phần chưa nhận thanh toán) * 22.650 (Tỷ giá hôm xác nhận chuyển giao hàng hóa) = 484.041.000 VNĐ
Trên 3TCloud đã thiết lập thao tác đơn giản để người dùng có thể tích chọn phần đã nhận trước tương ứng, từ đó tự động tính giá trị nguyên tắc Chênh lệch tỷ giá.
Nghiệp vụ này không phát sinh chênh lệch tỷ giá liên quan tới 515 hay 635.
Thao tác như sau:
Đặt chuột tại hóa đơn bán hàng vừa lập.
Nhấn biểu tượng chức năng “Chi tiết thanh toán và chênh lệch tỷ giá”.
Phần mềm sẽ hiện ra danh sách các giao dịch ghi Có 131 liên quan đến ngoại tệ và đối tượng tương ứng với hóa đơn bán hàng. Tại đây khách hàng tích chọn giao dịch đã nhận ứng trước cho hóa đơn bán hàng này.
Thông thường phần mềm sẽ tự động tích chọn theo trình tự thời gian. Phát sinh trước tích trước.
Nếu hóa đơn bán hàng này không có phần đã nhận ứng trước thì không tích chọn hoặc không có dữ liệu chứng từ liên quan ở mục này.
Người dùng kiểm tra lại tích chọn theo đúng mong muốn và nhấn biểu tượng lưu hoặc phím tắt CTRL + ENTER hoàn thiện nghiệp vụ.
Bước 3: Kiểm tra giá trị hạch toán công nợ và doanh thu
Sau khi hoàn thiện hạch toán và Tích chọn thanh toán theo hóa đơn kiểm tra lại các tài khoản hạch toán liên quan để chắc chắn đã hạch toán và tích chọn chính xác.
Có thể sử dụng các báo cáo như:
Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng.
Bảng kê chứng từ hoặc Sổ nhật ký chung.
c. Khi nhận được thanh toán công nợ
Ví dụ nhập liệu:
Ngày 25/10/2021, Công ty TNHH ANBI NT chuyển khoản thanh toán 20.067 USD vào tài khoản ngoại tệ Vietcombank cho công ty, hoàn thiện thanh toán cho hợp đồng AB1110. Tỷ giá mua ngoại tệ của Vietcombank tại thời điểm 25/10/2021 là: 23.680 VNĐ
Bước 1: Hạch toán chứng từ Báo Có
Nghiệp vụ này sẽ nhập tại Báo Có tại phân hệ TIỀN MẶT, TIỀN GỬI.
Tại màn hình thêm mới Báo Có nhập liệu các thông tin sau:
| Ngày chứng từ | Ngày phát sinh giao dịch nhận tiền. |
| Tiền tệ – Tỷ giá | Mã ngoại tệ phát sinh giao dịch.
Tỷ giá là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân nhận được ngoại tệ tại ngày phát sinh giao dịch bán hàng. |
| Đối tượng | Nhận được tiền từ ai? |
| Tài khoản Nợ | Tài khoản ghi tăng ngoại tệ.
Tiền tệ: Mã ngoại tệ nhận được. Nguyên tệ: Giá trị ngoại tệ nhận được. Tỷ giá: Nhảy theo tỷ giá của chứng từ nhập liệu phía trên. Thành tiền: Giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán (VNĐ) theo tỷ giá thực tế hôm phát sinh giao dịch |
| Tài khoản Có | Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng
Tiền tệ: Mã ngoại tệ giao dịch công nợ Nguyên tệ: Giá trị ngoại tệ giảm công nợ Tỷ giá: Nhảy theo tỷ giá của chứng từ Thành tiền: Giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán (VNĐ) theo tỷ giá thực tế hôm phát sinh giao dịch. |
Bước 2: Tích chọn theo dõi Chênh lệch tỷ giá
Với nghiệp vụ trên sẽ có chênh lệch tỷ giá phát sinh khi tỷ giá thực tệ hôm nhận tiền thanh toán khác với tỷ giá ghi sổ công nợ.
Tích chuột vào chứng từ Báo Có vừa lập trên danh sách chứng từ.
Tích chức năng “Chi tiết thanh toán và chênh lệch tỷ giá” trên thanh menu.
Phần mềm sẽ hiện ra danh sách các giao dịch ghi Nợ 131 liên quan đến ngoại tệ và đối tượng tương ứng với hóa đơn bán hàng chưa được thanh toán. Tại đây khách hàng tích chọn giao dịch đã nhận ứng trước cho hóa đơn bán hàng này.
Lưu ý: Cột thanh toán có thể chủ động điền giá trị tương ứng với phần tiền cụ thể được nhận thanh toán cho hóa đơn đó.
Ví dụ tống ngoại tệ nhận được trong ảnh minh họa là 20.670 USD nhưng xác nhận chỉ thanh toán 10.670 USD cho hóa đơn 20/10/2021 còn 10.000 USD là đặt cọc cho hợp đồng mới thì tương ứng cột Thanh toán tự gõ: 10.670 USD.
Bước 3: Kiểm tra chênh lệch tỷ giá
Sau khi hoàn thiện hạch toán và Tích chọn thanh toán theo hóa đơn kiểm tra lại các tài khoản hạch toán liên quan để chắc chắn chênh lệch tỷ giá được ghi nhận.
Có thể sử dụng các báo cáo như:
Sổ nhật ký chung hoặc Bảng kê chứng từ.
Sổ chi tiết phải thu khách hàng.
Trường hợp đã nhận được hết thanh toán công nợ ngoại tệ thì số dư phải hết cả bên giá trị tiền việt cũng như giá trị ngoại tệ.
Trên đây là các thao tác hạch toán, Theo dõi chênh lệch tỷ giá trên phần mềm các nghiệp vụ liên quan tới 131 – Phải thu khách hàng. Các tài khoản mang tính chất phải thu theo dõi theo từng đối tượng và phát sinh ngoại tệ thao tác thực hiện tương tự.
Chúc Quý khách hàng thực hiện thành công!
