3TCloud – Theo dõi chênh lệch tỷ giá liên quan 331 – Phải trả người bán
Kính chào Quý khách hàng,
Bài viết này sẽ hướng dẫn cách nhập liệu – Theo dõi chênh lêch tỷ giá các nghiệp vụ liên quan tới tài khoản 331 – Phải trả người bán trên Phần mềm kế toán 3TCloud.
a. Khi chuyển tiền ứng trước cho người bán
Ví dụ nhập liệu:
Ngày 16/10/2021, Chuyển khoản 800 USD từ tài khoản ngoại tệ Ngân hàng BIDV cho Công ty TNHH NT KINO ứng trước cho hợp đồng KN1510. Tỷ giá bán ngoại tệ của BIDV tại ngày 16/10/2021 là 22.680 VNĐ
Chi tiết nhập liệu như sau:
Với nghiệp vụ này sẽ nhập liệu tại phiếu Báo Nợ tại phân hệ TIỀN MẶT, TIỀN GỬI.
Tại màn hình thêm mới Báo Nợ nhập liệu các thông tin chi tiết sau:
| Ngày chứng từ | Ngày phát sinh giao dịch. |
| Tiền tệ – Tỷ giá | Mã ngoại tệ phát sinh giao dịch.
Khi chọn xong mã tiền tệ nhấn ENTER phần mềm sẽ link ra các tài khoản tiền có số dư ngoại tệ. Chọn tài khoản phát sinh giao dịch xuất quỹ để lấy được tỷ giá xuất quỹ tương ứng. |
| Đối tượng | Chuyển tiền cho ai? |
| Hạch toán tài khoản bước 1 | |
| Tài khoản Nợ | Tài khoản 331 – Phải trả người bán
Tiền tệ: Mã ngoại tệ phát sinh giao dịch (USD) Nguyên tệ: Giá trị ngoại tệ trả trước Tỷ giá: Nhập theo tỷ giá bán ngoại tệ tại ngân hàng phát sinh giao dịch. Thành tiền: = Nguyên tệ * Tỷ giá = Giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán (VND) theo tỷ giá bán ngoại tệ tại thời điểm phát sinh giao dịch. |
| Tài khoản Có | Tài khoản xuất quỹ ngoại tệ
Tiền tệ: Mã ngoại tệ phát sinh giao dịch (USD) Nguyên tệ: Giá trị ngoại tệ đem trả trước Tỷ giá: Nhảy theo tỷ giá xuất quỹ đã chọn tại mục Tiền tệ Thành tiền = Nguyên tệ * Tỷ giá = Giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán (VND) theo tỷ giá xuất quỹ tại thời điểm phát sinh giao dịch. |
| Hạch toán tài khoản bước 2 | |
| Nếu tỷ giá xuất quỹ và tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng tại ngày phát sinh giao dịch khác nhau sẽ dẫn đến phát sinh chênh lệch tỷ giá. Tại dòng hạch toán tài khoản Có nhấn ENTER phần mềm sẽ tự động tính ra giá trị chênh lệch và hạch toán cụ thể: | |
| Thành tiền tài khoản Nợ < Tài khoản Có
(Tỷ giá bán của ngân hàng giao dịch < Tỷ giá xuất quỹ) |
Lỗ chênh lệch tỷ giá. Tự động hạch toán giá trị chênh lệch vào Nợ TK 635. (Tài khoản này khai báo tại Khai báo thông tin đơn vị cơ sở – chi tiết tại link) |
| Thành tiền tài khoản Nợ > Tài khoản Có
(Tỷ giá bán của ngân hàng giao dịch > Tỷ giá xuất quỹ) |
Lãi chênh lệch tỷ giá. Tự động hạch toán giá trị chênh lệch vào Có TK 515. (Tài khoản này khai báo tại Khai báo thông tin đơn vị cơ sở – chi tiết tại link) |
Nhấn “Ghi lại” hoặc phím tắt CTRL + ENTER để lưu lại, hoàn thiện nghiệp vụ.
b. Khi nhận được hàng nhập khẩu
Ví dụ nhập liệu:
Ngày 18/10/2021 nhập khẩu lô hàng của Công ty TNHH NT KINO theo hợp đồng KN1510, thông tin chi tiết về lô hàng như sau:
Tỷ giá bán của ngân hàng BIDV nơi Doanh nghiệp sẽ thanh toán chuyển khoản tại này phát sinh hợp đồng mua bán là: 22.665 VNĐ
| Mặt hàng | Đvt | Số lượng | Đơn giá
(USD) |
Thành tiền
(USD) |
| Máy điều hòa Daikin 24000BTU 2 chiều | Bộ | 80 | 200 | 16.000 |
| Phí vận chuyển | 500 | |||
| Phí bảo hiểm | 300 | |||
| Tỷ giá theo tờ khai hải quan: 22.670đ | ||||
| Tổng tiền hàng (USD): | 16.800 | |||
| Tổng tiền hàng (VNĐ): | 380.856.000 | |||
| Thuế nhập khẩu: 25% | Tiền thuế xuất khẩu (VNĐ): | 95.214.000 | ||
| Thuế GTGT: 10% | Tiền thuế GTGT (VNĐ): | 47.607.000 | ||
Chi tiết nhập liệu như sau:
Bước 1: Nhập kho hàng hóa nhập khẩu
Nhập liệu tại Phiếu nhập mua hàng tại phân hệ VẬT TƯ, HÀNG HÓA.
Tại màn hình thêm mới Phiếu nhập mua hàng nhập liệu các thông tin:
| Ngày chứng từ | Ngày nhập kho hàng hóa nhập khẩu. |
| Tiền tệ – Tỷ giá | Mã ngoại tệ phát sinh giao dịch.
Tỷ giá là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng xác định tiến hành thanh toán cho người bán tại ngày phát sinh giao dịch bán hàng. (Tỷ giá trên tờ khai hải quan chỉ là căn cứ để xác định Thuế GTGT hàng nhập khẩu, Thuế nhập khấu và các loại thuế khác phát sinh nếu có) |
| Đối tượng | Mua hàng của ai? |
| Đối tượng | Mua mặt hàng gì? Theo đơn vị tính nào?
Số lượng bán bao nhiêu? Đơn giá – Thành tiền mua theo đồng tiền ngoại tệ phát sinh. Chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu nếu liên quan tới cùng nhà cung cấp hàng hóa (Chi phí vận chuyển, Bảo hiểm – Nhập khẩu theo giá CIF) Thuế GTGT hàng nhập khẩu. (Chi tiết về nhập kho hàng nhập khẩu có thể xem thêm tại link) |
Nhấn “Ghi lại” hoặc phím tắt CTRL + ENTER để lưu lại nghiệp vụ nhập kho hàng nhập khẩu.
Bước 2: Tích chọn theo dõi Chênh lệch tỷ giá
Theo nguyên tắc theo dõi Chênh lệch tỷ giá (TT200-BTC) thì khi nhận chuyển giao hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp:
- Đối với giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ tương ứng với số tiền bằng ngoại tệ đã ứng trước cho người bán, kế toán ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước.
- Đối với giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ còn nợ chưa thanh toán tiền, kế toán ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh. (Ngày giao dịch mua bán).
Như vậy với nghiệp vụ trên tại thời điểm nhập kho giá trị hàng hóa, cũng như công nợ phải trả người bán sẽ được ghi sổ như sau:
= 800 USD (Ngoại tệ đã trả trước) * 22.680 (Tỷ giá hôm trả trước) + (16.800 – 800) USD (Phần chưa thanh toán) * 22.665 (Tỷ giá hôm phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa) = 380.784.000 VNĐ
Trên 3TCloud đã thiết lập thao tác đơn giản để người dùng có thể tích chọn phần đã trả trước tương ứng, từ đó tự động tính giá trị theo nguyên tắc Chênh lệch tỷ giá.
Nghiệp vụ này không phát sinh chênh lệch tỷ giá liên quan tới 515 hay 635.
Chi tiết thực hiện như sau:
Đặt chuột lại chứng từ nhập kho vừa lập tại danh sách chứng từ tại màn hình nghiệp vụ Nhập mua hàng hóa.
Tích chọn chức năng “Chi tiết thanh toán và chênh lệch tỷ giá”
Phần mềm sẽ hiện ra danh sách các giao dịch ghi Nợ 331 liên quan đến ngoại tệ và đối tượng tương ứng với hóa đơn bán hàng. Tại đây khách hàng tích chọn giao dịch đã trả trước cho lần nhập kho này.
Thông thường phần mềm sẽ tự động tích chọn theo trình tự thời gian. Phát sinh trước tích trước.
Nếu lần nhập kho này không có phần trả trước thì không tích chọn hoặc không có dữ liệu chứng từ liên quan ở mục này.
Người dùng kiểm tra lại tích chọn theo đúng mong muốn và nhấn biểu tượng lưu hoặc phím tắt CTRL + ENTER hoàn thiện nghiệp vụ.
Bước 3: Kiểm tra giá trị nhập kho và ghi nhận Nợ phải trả người bán
Sau khi hoàn thiện hạch toán và Tích chọn thanh toán theo hóa đơn kiểm tra lại các tài khoản hạch toán liên quan để chắc chắn đã hạch toán và tích chọn chính xác.
Có thể sử dụng các báo cáo như:
Sổ chi tiết phải trả người bán.
c. Thanh toán Nợ phải trả người bán
Ví dụ nhập liệu:
Ngày 25/10/2021, Chuyển khoản 16.000 USD từ tài khoản ngoại tệ ngân hàng BIDV thanh toán nốt phần công nợ hợp đồng KN1510 cho Công ty TNHH NT KINO.
Bước 1: Hạch toán chứng từ Báo Nợ
Nghiệp vụ này nhập tại chứng từ Báo Nợ tại phân hệ TIỀN MẶT, TIỀN GỬI.
Tại màn hình thêm mới phiếu Báo Nợ nhập liệu các thông tin sau:
| Ngày chứng từ | Ngày phát sinh chuyển khoản thanh toán. |
| Tiền tệ – Tỷ giá | Mã ngoại tệ phát sinh giao dịch.
Khi chọn xong mã tiền tệ nhấn ENTER phần mềm sẽ link ra các tài khoản tiền có số dư ngoại tệ. Chọn tài khoản phát sinh giao dịch xuất quỹ để lấy được tỷ giá xuất quỹ tương ứng. |
| Đối tượng | Chuyển khoản thanh toán cho ai? |
| Tài khoản Nợ | Tài khoản 331 – Phải trả người bán
Tiền tệ: Mã ngoại tệ giao dịch công nợ. Nguyên tệ: Giá trị ngoại tệ thanh toán. Tỷ giá: Nhảy theo tỷ giá của chứng từ (tỷ giá xuất quỹ) Thành tiền: Giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán (VNĐ) theo tỷ giá xuất quỹ. |
| Tài khoản Có | Tài khoản xuất quỹ tiền đi thanh toán.
Tiền tệ: Mã ngoại tệ xuất quỹ thanh toán. Nguyên tệ: Giá trị ngoại tệ thanh toán Tỷ giá: Nhảy theo tỷ giá của chứng từ (tỷ giá xuất quỹ) Thành tiền: Giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán (VNĐ) theo tỷ giá xuất quỹ. |
Bước 2: Tích chọn chênh lệch tỷ giá
Nghiệp vụ trên sẽ phát sinh chênh lệch tỷ giá khi tỷ giá xuất quỹ hôm thanh toán khác tỷ giá ghi sổ công nợ phải trả người bán.
Tích chuột vào chứng từ Báo Nợ đã lập tại Bước 1 trên danh sách chứng từ.
Tích chọn chức năng “Chi tiết thanh toán và chênh lệch tỷ giá” trên thanh menu.
Phần mềm sẽ hiện ra danh sách các giao dịch ghi Có 331 liên quan đến ngoại tệ và đối tượng tương ứng chưa được thanh toán. Tại đây khách hàng tích chọn số tiền trên là thanh toán cho chứng từ công nợ nào.
Lưu ý: Cột thanh toán có thể chủ động điền giá trị tương ứng với phần tiền cụ thể thanh toán cho 1 số hóa đơn.
Ví dụ tống ngoại tệ chuyển khoản thanh toán trong ảnh minh họa là 16.000 USD nhưng xác nhận thanh toán 10.000 USD cho đơn hàng nhập kho ngày 18/10/2021 còn 10.000 USD là đặt cọc cho hợp đồng mới thì tương ứng cột Thanh toán tự gõ: 10.000 USD.
Bước 3: Kiểm tra chênh lệch tỷ giá
Sau khi hoàn thiện hạch toán và Tích chọn thanh toán theo hóa đơn kiểm tra lại các tài khoản hạch toán liên quan để chắc chắn chênh lệch tỷ giá được ghi nhận.
Có thể sử dụng các báo cáo như:
Sổ chi tiết phải thu khách hàng: Nếu đã thanh toán hết thì phải hết cả Số dư tiền Việt và Số dư ngoại tệ.
Sổ nhật ký chung hoặc Bảng kê chứng từ.
Trên đây là các thao tác hạch toán, Theo dõi chênh lệch tỷ giá trên phần mềm các nghiệp vụ liên quan tới 331 – Phải trả người bán. Các tài khoản mang tính chất phải trả theo dõi theo từng đối tượng và phát sinh ngoại tệ thao tác thực hiện tương tự.
Chúc Quý khách hàng thực hiện thành công!
