Hướng dẫn quản lý Danh mục vật tư – Nhóm hàng – Kho hàng

I. CÁCH KHAI BÁO

1. Danh mục nhóm vật tư:

Sử dụng danh mục nhóm vật tư giúp cho người dùng dễ dàng tìm kiếm vật tư, hàng hoá và phục vụ cho việc lên báo cáo nhanh theo từng nhóm vật tư, hàng hoá đã được khai báo trong danh mục.

Thông tin	Diễn giải
Mã nhóm	Là tập hợp các ký tự, chữ số đại diện cho nhóm
Tên nhóm	Là diễn giải của nhóm
Tên tiếng Anh	Là diễn giải của nhóm bằng tiếng Anh
Nhóm cuối	Nếu nhóm cuối là C thì nhóm chứa trực tiếp các vật tư, hàng hóa. Nếu nhóm cuối là K thì nhóm chứa các nhóm con khác
Nhóm mẹ	Là mã nhóm chứa nhóm vật tư là nhóm con đang khai báo

2. Danh mục vật tư, hàng hóa

Sử dụng danh mục vật tư, hàng hóa giúp người sử dụng quản lý thống nhất vật tư, hàng hóa trong doanh nghiệp và không phải nhập đi nhập lại nhiều lần cùng một thông tin khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới cùng vật tư, hàng hóa. Đồng thời người sử dụng cũng giảm thiểu được nhiều định khoản liên quan đến vật tư, hàng hóa đã được khai báo.

Thông tin	Diễn giải
Mã vật tư	Là tập hợp các ký tự, chữ số đại diện cho vật tư hàng hóa
Tên vật tư	Là tên của vật tư hàng hóa
Tên tiếng Anh	Là tên tiếng Anh của vật tư hàng hóa
Đơn vị tính	Là đơn vị tính của vật tư hàng hóa
Đơn vị tính tiếng Anh	Là đơn vị tính của vật tư hàng hóa bằng tiếng Anh
Giá mua/Giá bán	Giá mua: Khi mặt hàng này thường xuyên sử dụng 1 mức giá mua . Khi điền vào ô này, đơn giá mua sẽ tự nhảy trên phiếu nhập kho khi chọn mã vật tư đã khai báo. Giá bán: Khi mặt hàng này thường xuyên sử dụng 1 mức giá bán. Khi điền vào ô này, đơn giá bán sẽ tự nhảy ra trên hóa đơn khi chọn mã vật tư đã khai báo. Việc nhập giá mua, giá bán của mặt hàng giúp người sử dụng không phải nhập lại đơn giá nhiều lần khi lập chứng từ
Đơn vị quy đổi	Là đơn vị quy đổi của vật tư hàng hóa đang được khai báo
Hệ số quy đổi	Là tỷ lệ khi quy đổi từ đơn vị quy đổi về đơn vị tính
Gía mua/Giá bán	Là giá mua và giá bán tương ứng với đơn vị quy đổi đang được khai báo. Giá mua và giá bán theo đơn vị quy đổi không nhất thiết bằng giá mua, giá bán nhân với hệ số quy đổi
Số lượng tồn tối thiểu	Là số lượng quy định lượng tồn kho tối thiểu của vật tư hàng hóa. Sử dụng để lên báo cáo “Tồn kho dưới tối thiểu và trên tối đa” trên phần mềm 3TSoft
Số lượng tồn tối đa	Là số lượng quy định lượng tồn kho tối đa của vật tư hàng hóa. Sử dụng để lên báo cáo “Tồn kho dưới tối thiểu và trên tối đa” trên phần mềm 3TSoft
Thuế suất	Là thuế suất thuế GTGT của vật tư hàng hoá đang được khai báo. Khi khai báo thuế GTGT hiển thị chi tiết ở từng dòng vật tư trong phiếu nhập kho, phần mềm sẽ hiển thị mức thuế suất tương ứng khi chọn mã vật tư này
Đình chỉ giao dịch	0- Đình chỉ hoạt động: Khai báo này được sử dụng cho những vật tư, hàng hóa trước đó đã phát sinh các nghiệp vụ nhưng đến thời điểm hiện tại không còn phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến vật tư hàng hóa đó nữa. Khi đó trên chứng từ sẽ không hiển thị các mã vật tư bị đình chỉ để nhập liệu. 1- Hoạt động: được khai báo cho những vật tư,hàng hóa có phát sinh các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp
Loại vật tư	0-Dịch vụ: Không bắt buộc nhập mã kho trên chứng từ nhập xuất 1- Thành phẩm: Liên kết đến danh mục sản phẩm, công trình của phân hệ giá thành. Không bắt buộc nhập mã kho trên chứng từ nhập xuất 2-Vật tư, hàng hóa. Không bắt buộc nhập mã kho trên chứng từ nhập xuất
Tài khoản vật tư	Là tài khoản ngầm định được ghi nợ trong nghiệp vụ nhập hàng và được ghi có trong nghiệp vụ xuất hàng
Tài khoản giá vốn	Là tài khoản ngầm định để hạch toán giá vốn của vật tư hàng hóa
Tài khoản doanh thu	Là tài khoản ngầm định để hạch toán doanh thu của của vật tư hàng hóa
Tài khoản chiết khấu	Là tài khoản ngầm định để hạch toán chiết khấu thương mại của vật tư hàng hóa
Tài khoản hàng bán trả lại	Là tài khoản ngầm định để hạch toán hàng bán trả lại của vật tư hàng hóa
Nhóm vật tư	Là mã nhóm của vật tư hàng hóa đang được khai báo. Được lấy trong danh mục nhóm vật tư hàng hóa
Mã sản phẩm	Là mã sản phẩm, công trình được lấy trong danh mục sản phẩm, công trình. Sử dụng trong trường hợp Loại vật tư là 1- Thành phẩm
Nhóm định mức	Là mã nhóm định mức của vật tư
Chọn ảnh	Để chọn ảnh cho vật tư hàng hoá, người sử dụng nháy đúp vào biểu tượng ảnh và chọn ảnh của vật tư hàng hoá đang khai báo.

3. Danh mục kho hàng

Danh mục kho hàng giúp người sử dụng quản lý và theo dõi xuất, nhập, tồn của hàng hóa theo từng kho

Thông tin	Diễn giải
Mã kho	Là tập hợp các ký tự, chữ số đại diện cho kho hàng
Tên kho	Là diễn giải của kho hàng
Tên tiếng Anh	Là diễn giải của kho hàng bằng tiếng Anh

II. MỘT SỐ LƯU Ý VỀ VIỆC TỔ CHỨC NHÓM HÀNG, KHO HÀNG.

1. Tổ chức nhóm hàng hóa có nhiều cấp

Trên phần mềm 3TSoft có thể tổ chức theo dõi nhóm vật tư hàng hóa theo nhiều cấp.

Ví dụ: Doanh nghiệp thương mại bán điều hòa, quạt, bếp từ,…vừa kinh doanh dịch vụ sửa chữa, lắp đặt điều hòa. Muốn quản lý tổng quản tổng hợp nhập – xuất – tồn của nhóm điều hòa, nhóm quạt, nhóm bếp từ riêng và tổng tất cả hàng hóa. Khi đó có thể tổ chức như sau:

Bước 1: F3 sửa mã nhóm vật tư hiện tại thành nhóm con

Bước 2: Thêm mới lại nhóm mẹ (để là K – Không phải là nhóm cuối)

Bước 3: Sửa nhóm con, điền mã nhóm mẹ tương ứng vừa thêm mới bên

Bước 4: Thêm mới các nhóm con còn lại

2. Tổ chức nhóm hàng hóa, kho hàng hóa tương ứng với tài khoản vật tư

 Lưu ý: Để dễ kiểm tra, đối chiếu phát sinh các tài khoản vật tư với tổng hợp nhập xuất tồn. Nên chia tài khoản vật tư tương ứng với nhóm vật tư, hàng hóa hoặc kho hàng.Ví dụ:

Nếu chia nhóm vật tư tương ứng với tài khoản vật tư: Nnhóm hàng hóa, tất cả các mã vật tư đều có tài khoản vật tư là 156; nhóm nguyên vật liệu là 152; nhóm thành phẩm là 155.

Nếu chia kho vật tư tương ứng với tài khoản vật tư: Các phát sinh nhập xuất vào kho hàng hóa, đều định khoản vào tài khoản 156, kho nguyên vật liệu là 152, kho thành phẩm là 155.

Chúc anh/chị thành công!