Ghi chép thủ công, sử dụng excel hay các phương pháp thống kê, lưu trữ khác có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tận dụng nhân sự thời gian ban đầu. Tuy nhiên về lâu về dài cũng như khi doanh nghiệp phát triển lớn mạnh, phương pháp truyền thống như trên sẽ không còn phù hợp nữa.
Vậy khi nào doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán? Khi có nhu cầu về phần mềm kế toán, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm nào?
Phần mềm kế toán là gì? Vai trò của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là công cụ được lập trình sẵn, có nhiệm vụ xử lý các nghiệp vụ kế toán dựa trên dữ liệu đầu vào được cung cấp. Nói một cách khách, phần mềm kế toán là chương trình được viết trên máy tính hoặc các thiết bị điện tử nhằm hỗ trợ xử lý các công việc thường ngày của kế toán một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả.
Việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp:
- Tự động hoá các thao tác, quy trình, nghiệp vụ kế toán; kế toán không còn phải tính toán, ghi chép thủ công
- Tiết kiệm chi phí nhân công, chi phí sổ sách, lưu trữ… cho doanh nghiệp
- Dễ dàng tra cứu dữ liệu; dễ dàng tổng hợp, thống kê, báo cáo
- Dễ dàng chuyển giao, kế thừa; hạn chế thất lạc, sai sót; không phụ thuộc vào người thực hiện
Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán?
Doanh nghiệp đã đi vào hoạt động từ 1 – 3 năm
Với những doanh nghiệp mới thành lập hoặc thành lập được một vài tháng, việc chưa sử dụng phần mềm kế toán là một điều dễ hiểu. Tuy nhiên với những doanh nghiệp đã hoạt độ trên 1 năm, có nguồn thu chi nhất định và đã phát triển quy mô nhân sự thì không thể quản lý dữ liệu tài chính thủ công được nữa.
Lúc này, phần mềm kế toán sẽ giúp doanh nghiệp thống kê một cách bài bản, kiểm soát một cách minh bạch, rõ ràng đầu ra, đầu vào. Ngoài ra, phần mềm kế toán cũng giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin tốt hơn, hạn chế nguy cơ thất lạc hồ sơ chứng từ. Đặc biệt, phần mềm kế toán còn là tiền đề để tạo thành bước đà vững chắc cho sự phát triển sau này.
Doanh nghiệp có nhân sự kế toán kiểm soát thu chi
Khi mới thành lập hoặc còn ở quy mô siêu nhỏ, nhiều doanh nghiệp chưa có đội ngũ kế toán làm việc trực tiếp. Do vậy, doanh nghiệp có thể chưa cần tới phần mềm kế toán.
Tuy nhiên sau khi phát triển, quy mô nhân sự tăng và có nhân sự chuyên trách kế toán, doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp quản lý tài chính thủ công nữa. Thay vào đó, doanh nghiệp nên trang bị một phần mềm kế toán phù hợp nhằm giúp kế toán làm việc tốt hơn, người quản lý cũng dễ dàng nắm bắt tình hình, kiểm soát dữ liệu.
Doanh nghiệp đang phát triển chi nhánh, lĩnh vực
Khi doanh nghiệp phát triển chi nhánh hoặc mở rộng thêm lĩnh vực mới, nhân sự kế toán sẽ được chuyên môn hoá nhằm phát huy tốt hơn vai trò. Nếu lúc này doanh nghiệp vẫn sử dụng excel hoặc các phương pháp làm việc cũ thì sẽ không đảm bảo được hiệu quả công việc.
Vì vậy, doanh nghiệp khi đã phát triển, mở rộng quy mô, lĩnh vực, ngành nghề cần tìm hiểu và đưa vào sử dụng phần mềm kế toán có phân hệ phù hợp, giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng quản lý, làm việc hiệu quả.
Nên lựa chọn phần mềm kế toán theo những tiêu chí nào?
Không phải doanh nghiệp nào khi chọn phần mềm kế toán cũng có những nhu cầu giống nhau. Dưới đây là những gợi ý giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng phần mềm kế toán.
- Phần mềm phù hợp với các thông tư, quy định hiện hành của các cơ quan chức năng.
- Phần mềm có đầy đủ các phân hệ, đảm bảo đáp ứng tốt các yêu cầu kế toán của từng loại hình doanh nghiệp
- Phần mềm có giao diện thân thiện, đơn giản, dễ thao tác làm việc
- Phần mềm kế toán tự động hóa thực hiện các nghiệp vụ
- Chi phí hợp lý, hỗ trợ nhiệt tình từ đơn vị cung cấp phần mềm
Hiện nay, phần mềm kế toán đang được chia làm hai hình thức là online và offline. Cả hai phần mềm này đều có những ưu điểm, nhược điểm nhất định. Vì vậy căn cứ vào thực tế cũng như như cầu, doanh nghiệp có thể cân nhắc và đưa ra quyết định lực chọn phù hợp.
Lựa chọn phần mềm kế toán – Lựa chọn ngay 3TCloud
3TCloud là phần mềm kế toán online được nghiên cứu và phát triển bởi EZSoft – một trong năm công ty phần mềm kế toán uy tín hiện nay. 3TCloud chính thức ra mắt cộng đồng kế toán vào đầu năm 2022 và nhanh chóng nhận được đánh giá rất cao về chất lượng từ người dùng.
Với phần mềm kế toán online 3TCloud, kế toán có thể dễ dàng thao tác trên mọi thiết bị như máy tính, macbook, máy tính bảng, điện thoại… nhờ giao diện đơn giản, thân thiện và liên tục được tối ưu. Đặc biệt, vì là phần mềm kế toán online nên việc thao tác, xử lý nghiệp vụ kế toán trên 3TCloud có thể được thực hiện mọi lúc, mọi nơi.
Hiện nay, 3TCloud đang được cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp thành lập trong vòng 15 tháng tính tới thời điểm đăng ký. Thời gian sử dụng phần mềm kế toán miễn phí 3TCloud có thể lên tới 12 tháng.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp, kế toán quan tâm và mong muốn dùng thử phần mềm có thể liên hệ đăng ký và sử dụng trong vòng 30 ngày.
3TSoft & 3TCloud – Phần mềm kế toán chuyên nghiệp
Zalo: 0963.324.086
Hotline: 02436.230.590 | 591 – 02439.964.617
Tổng đài: 1900.6137
Website: https://3tsoft.vn/
