Tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021 về ký hiệu hóa đơn điện tử, có hướng dẫn cụ thể như sau:
Ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
6 ký tự này được quy định như sau:
| Ký tự số 1 | 1 ký tự là chữ cái C hoặc K
C – Thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế K – Thể hiện hóa đơn điện tử không có mã |
|
| Ký tự số 2 – 3 | 2 ký tự
Là chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định bằng 2 chữ số cuối của năm dương lịch |
|
| Ký tự số 4 | 1 ký tự là 1 trong các chữ cái: T, D, L, M, N, B, G, H
Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng: |
|
| T | Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; | |
| D | Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng | |
| L | Là HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh | |
| M | Là HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền | |
| N | Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử | |
| B | Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử | |
| G | Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hàng hóa giá trị gia tăng | |
| H | Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng | |
| Ký tự số 5 – 6 | 2 ký tự
Là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY; |
|
Mẫu số hóa đơn điện tử
Là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
| Số 1 | Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng |
| Số 2 | Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng |
| Số 3 | Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công |
| Số 4 | Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia |
| Số 5 | Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử |
| Số 6 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử |
Ví dụ:
| 1C22TEZ | Là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế |
| 2C22TEB | Là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế; |
| 1K23TEZ | Là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế |
| 6K22NAB | Là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế |
Quy định về cách đánh số hóa đơn theo Nghị định 123
Tại Khoản 3, điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về cách đánh số hóa đơn như sau:
“a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.
Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.”
Như vậy, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về cách đánh số hóa đơn:
- Số hóa đơn gồm 8 chữ số.
- Không phải thông báo phát hành số lượng hóa đơn Từ số… Đến số… mà đánh số bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn và kết thúc vào ngày 31/12 tối đa đến số 99 999 999. Sang năm tiếp theo, lại đánh quay vòng từ số 1.
– – – TÍCH HỢP QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ NGAY TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN 3TCLOUD – – –
Phần mềm kế toán online 3TCloud với chức năng tự động quản lý hóa đơn điện tử đầu vào – đầu ra:
- Tự động nhận hóa đơn điện tử đầu vào qua email. Hỗ trợ tự động hạch toán chứng từ ngay từ hóa đơn.
- Tự động nhận hóa đơn điện tử hàng loạt qua công cụ tra cứu thống kê hóa đơn điện tử 3T-Plugin. Hỗ trợ hạch toán tự động chứng từ ngay từ hóa đơn.
- Tích hợp xuất hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm kế toán với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử gồm: VNPT, BKAV, M-invoice, Viettel, Easy invoice, Cyberbills, …
Liên hệ tư vấn và sử dụng ngay:
3TSoft & 3TCloud – Phần mềm kế toán chuyên nghiệp
Zalo: 0963.324.086
Hotline: 02436.230.590 | 591 – 02439.964.617
Tổng đài: 1900.6137
Website: https://3tsoft.vn/
