Hướng dẫn sử dụng Hóa đơn điện tử xác thực trong 3TSoft

25/06/2017 |  Lượt xem: 3195

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Hóa đơn điện tử xác thực trong 3TSoft

 

1. Link tải bộ cài 3TSoft 2018
2. Bảng giá hóa đơn


PHẦN I: KHAI BÁO CHUNG

Khai báo sử dụng hóa đơn điện tử

- Nếu không chọn hóa đơn điện tử


(Hình 1)

 

- Các bước chọn hình thức hóa đơn điện tử


(Hình 2)

 

- Sau khi chọn hóa đơn điện tử (***)


(Hình 3)

 

Phân quyền thực hiện hóa đơn


(Hình 4)

 

Các quyền bao gồm

Lập hóa đơn

Hoàn hiện hóa đơn

Ký hóa đơn điện tử

Xác thực hóa đơn điện tử

In hóa đơn

Ghi sổ kế toán

 

Khai báo thời gian nhắc việc liên quan tới hóa đơn (hoàn thiện, ký, xác thực, ghi nhận chứng từ kế toán


(Hình 5)

 

Kết quả

 

 

Khai báo mã doanh nghiệp và chuỗi bảo mật


(Hình 6)

 

Tham số

Tên

Nội dung

Mã doanh nghiệp

Bao gồm: LHD_ và ký hiệu viết tắt của doanh nghiệp. Ví dụ: LHD_EZSOFT

Chuỗi bảo mật

Là chuỗi ký tự dùng để xác thực doanh nghiệp, được cung cấp bởi Tổng cục Thuế khi doanh nghiệp đăng ký hình thức hóa đơn điện tử xác thực (Hình 7).

Chuỗi bảo mật = Basic [dấu cách] Mã được cấp trong thư chấp nhận cho đơn vị dùng hình thức Hóa đơn điện tử xác thực.

Ví dụ chuỗi bảo mật của EZSOFT:

Basic TEhEMDEwMjk5Njc3Nzp6eCMjQA1MTgxNDA3MTg=

Đăng ký

Môi trường thử nghiệm:

https://testlaphoadon.gdt.gov.vn/van-portal/login

Môi trường vận hành:

https://laphoadon.gdt.gov.vn/van-portal/login

Quy trình đăng ký nhận chuỗi bảo mật kết nối

 

Nếu được chấp thuận hình thức hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp sẽ nhận được email này.


(Hình 7)

 

Khai báo thông tin gửi email


(Hình 8)

 

Tham số

Tên

Nội dung

Host

Địa chỉ máy chủ gửi email

Port

Cổng gửi email

Sender Name

Tên người gửi

Sender

Địa chỉ email người gửi

Password

Mật khẩu người gửi

One by one

Nếu nhiều người nhận thì mỗi người nhận sẽ một email riêng

Enable SSL

Sử dụng bảo mật SSL

Use Default Credentials

 

Signature

Chữ ký, là một đoạn html thể hiện chữ ký. Để thêm chữ ký khi gửi email, người sử dụng bấm vào nút Signature để nhập nội dung chữ ký theo chuẩn html.

Tham khảo tại http://kienthuc.pavietnam.vn/article/Danh-sach-port-POP3---SMTP-Email-Server.html

 

Default Port

Host

Authentication

Port

Non-Encrypted

AUTH

25 (or 587)

Secure (TLS)

StartTLS

587

Secure (SSL)

SSL

465

 

Google Mail – Gmail

Host

Authentication

Port

smtp.gmail.com

SSL

465

smtp.gmail.com

StartTLS

587

 

Outlook.com

Host

Authentication

Port

smtp.live.com

StartTLS

587

 

Yahoo Mail

Host

Authentication

Port

smtp.mail.yahoo.com

SSL

465

 

Yahoo Mail Plus

Host

Authentication

Port

plus.smtp.mail.yahoo.com

SSL

465

 

Yahoo UK

Host

Authentication

Port

smtp.mail.yahoo.co.uk

SSL

465

 

Hotmail

Host

Authentication

Port

smtp.live.com

SSL

465

 

Zoho Mail

Host

Authentication

Port

smtp.zoho.com

SSL

465

 

Mail.com

Host

Authentication

Port

smtp.mail.com

SSL

465

 

Khai báo thông tin gửi sms

Để gửi tin nhắn sms trong phần mềm 3TSoft, người sử dụng cần đăng ký tài khoản tại website http://esms.vn, sau khi đăng ký, nhà cung cấp dịch vụ gửi tin nhắn sẽ cung cấp cho người đăng ký các thông tin cần thiết, chi tiết theo hình dưới.


(Hình 9)

 

Tham số

Tên

Nội dung

Url

Đường link tới dịch vụ gửi sms

API Key

Khóa API

Secret Key

Khóa bảo mật

Brand Name

Tên người gửi

SMS Type

Kiểu gửi sms

Đăng ký tại http://esms.vn

 

PHẦN 2: LẬP THÔNG BÁO PHÁT HÀNH

Bước 1: Lập tại trang VAN của Tổng cục Thuế

Bước 1.1: Đăng nhập trang VAN


(Hình 10)

 

Bước 1.2:


(Hình 11)

 

Bước 1.3:


(Hình 12)

 

Bước 1.4: Nhập thông tin Thông báo phát hành mới


(Hình 13)

 

Bước 1.5: Ký điện tử


(Hình 14)

 

Bước 2: Lập trong phần mềm 3TSoft


(Hình 15)

Tham khảo thêm tại đây: http://www.ezsoft.vn/tai-nguyen/noi-dung-cap-nhat-3tsoft-ngay-12-03-2011-20

 

PHẦN 3: QUY TRÌNH LẬP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC CỦA TỔNG CỤC THUẾ

Tại Hình 3, chọn Lập hóa đơn, chương trình sẽ hiện ra danh sách các hóa đơn đã lập (Hình 16)


(Hình 16)

Trạng thái hóa đơn

 

Không phải hóa đơn xóa bỏ

 

Hóa đơn xóa bỏ

 

Lập xong và chờ hoàn thiện

 

Đã hoàn thiện và chờ ký

 

Đã ký điện tử và chờ xác thực

 

Xác thực thành công

 

Xác thực không thành công

 

Đã ghi sổ kế toán

 

Hóa đơn bị thay thế, bị điều chỉnh

 

Hóa đơn thay thế, điều chỉnh

 

Các bước lập hóa đơn

Bước 1: Lập hóa đơn


(Hình 17)

Tại cửa sổ Danh sách hóa đơn, người sử dụng bấm vào  hoặc bấm phím F2. Khi lập hóa đơn, người sử dụng lưu ý Loại hóa đơn (Hình 17).

 

Bước 2: Hoàn thiện hóa đơn


(Hình 18)

Sau khi lập hóa đơn , hóa đơn mới sẽ được ghi nhận tại cửa sổ Danh sách hóa đơn (Hình 16), người sử dụng chọn chức năng Hoàn thiện hóa đơn, chương trình sẽ hiện ra cửa sổ (Hình 18) để người sử dụng hoàn thiện. Sau khi hoàn thiện thành công, hóa đơn có trạng thái .

Trường hợp, nếu là hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người sử dụng cần nhập số hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế và nhập ngày và số biên bản kèm theo.

Lưu ý: Người sử dụng phải hoàn thiện từng hóa đơn

 

Bước 3: Ký hóa đơn

Sau khi hoàn thiện hóa đơn , người sử dụng sẽ thực hiện ký điện tử hóa đơn. Tại cửa sổ Danh sách hóa đơn (Hình 16), người sử dụng sẽ chọn những hóa đơn đã hoàn thiện, cần ký điện tử và chọn chức năng Ký điện tử hóa đơn. Sau khi ký điện tử thành công, hóa đơn có trạng thái .

 

Bước 3.1: Chọn chữ ký điện tử


(Hình 19)

 

Bước 3.2: Nhập số pin


(Hình 20)

Lưu ý: Người sử dụng có thể ký đồng loạt nhiều hóa đơn

 

Bước 4: Xác thực hóa đơn

Sau khi hóa đơn đã được ký điện tử , người sử dụng sẽ thực hiện xác thực với hệ thống quản lý hóa đơn của Tổng cục Thuế. Tại cửa sổ Danh sách hóa đơn (Hình 16), người sử dụng sẽ chọn những hóa đơn đã được ký điện tử, cần xác thực và chọn chức năng Xác thực hóa đơn. Sau khi xác thực thành công, hóa đơn có trạng thái . Nếu xác thực không thành công, hóa đơn có trạng thái .

Lưu ý: Người sử dụng có thể xác thực đồng loạt nhiều hóa đơn

 

Bước 5: Ghi sổ kế toán

Sau khi hóa đơn đã được xác thực thành công , người sử dụng sẽ thực hiện ghi nhận hóa đơn đó vào dữ liệu kế toán, xác định các định khoản. Tại cửa sổ Danh sách hóa đơn (Hình 16), người sử dụng sẽ chọn những hóa đơn đã được xác thực thành công, cần ghi vào dữ liệu kế toán và chọn chức năng Ghi sổ kế toán, phần mềm sẽ chuyển những hóa đơn này vào mục Hóa đơn bán hàng trong phân hệ Kế toán vật tư – hàng hóa. Sau khi ghi sổ kế toán, hóa đơn có trạng thái .

Lưu ý:
Người sử dụng có thể ghi sổ kế toán đồng loạt nhiều hóa đơn
Phần mềm chỉ thực hiện ghi sổ kế toán với hóa đơn GỐC đã xác thực thành công

 

Bước 6: In và gửi email cho đơn vị mua hàng

Bước 6.1: In

Sau khi hóa đơn đã được xác thực thành công , người sử dụng có thể in hóa đơn. Tại cửa sổ Danh sách hóa đơn (Hình 16), người sử dụng chọn chức năng In hóa đơn.

Lưu ý: Người sử dụng có thể in đồng loạt nhiều hóa đơn

 

Bước 6.2: Gửi email

Sau khi hóa đơn đã được xác thực thành công , người sử dụng có thể gửi email hóa đơn cho đơn vị mua hàng. Tại cửa sổ Danh sách hóa đơn (Hình 16), người sử dụng chọn chức năng Gửi email. Chương trình sẽ hiện ra cửa sổ để người sử dụng xác nhận nội dung, địa chỉ email cần gửi, có thể gửi file đính kèm theo hóa đơn này (hóa đơn có file đính kèm sẽ có biểu tượng ), nếu đơn vị có đăng ký gửi tin nhắn sms thì cũng có thể gửi tin nhắn.

Khai báo gửi email:


(Hình 21)

 

Kết quả email nhận:


(Hình 22)

 

Kết quả nhận tin nhắn:

Lưu ý: Người sử dụng không gửi đồng loạt nhiều hóa đơn

 

Các bước xóa bỏ hóa đơn

Chức năng Xóa bỏ hóa đơn chỉ thực hiện với những HÓA ĐƠN ĐÃ XÁC THỰC THÀNH CÔNG . Tại cửa sổ Danh sách hóa đơn (Hình 16), người sử dụng chọn hóa đơn cần xóa bỏ và chọn chức năng Xóa bỏ hóa đơn, chương trình sẽ hiện ra cửa sổ để nhập ngày và số biên bản xóa hóa đơn. Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có trạng thái  và được đánh dấu chờ Ký điện tử .


(Hình 23)

 

Các bước tiếp theo

 

Ký điện tử

 

Xác thực

Được thực hiện tương tự trường hợp Lập hóa đơn

 

Các bước hủy hóa đơn

Bước 1: Đăng nhập trang VAN của Tổng cục Thuế

Bước 2: Chọn Hủy hóa đơn


(Hình 24)

 

Bước 3: Nhập điều kiện tìm kiếm hóa đơn và bấm , các hóa đơn chưa được cấp mã xác thực theo điều kiện tìm kiếm sẽ được hiển thị, người sử dụng tích  vào những hóa đơn cần hủy và bấm 

Bước 4: Ký điện tử

 

Các bước điều chỉnh định danh hóa đơn

Bước 1: Đăng nhập trang VAN của Tổng cục Thuế

Bước 2:


(Hình 25)

 

Bước 3:


(Hình 26)

 

Bước 4: Chọn hóa đơn cần điều chỉnh, nhập Ngày và Số biên bản thỏa thuận


(Hình 27)

 

Bước 5: Nhập thông tin điều chỉnh


(Hình 28)

 

Bước 6: Ký điện tử và kết quả


(Hình 29)

 

 

PHẦN 4: TIỆN ÍCH

Cập nhật tài liệu


(Hình 30)

 

Kiểm soát hóa đơn


(Hình 31)

 

Lịch sử gửi email


(Hình 32)

 

Chứng từ liên quan

Trường hợp

Hóa đơn thay thế

Hóa đơn bị thay thế

Hóa đơn điều chỉnh

Hóa đơn bị điều chỉnh

Người sử dụng sẽ chọn chức năng Chứng từ liên quan để xem chi tiết

 

Nhắc việc hóa đơn điện tử


(Hình 33)

 

Xem báo cáo Tình hình sử dụng hóa đơn

Bước 1:


(Hình 34)

 

Bước 2: Nhập điều kiện và bấm Lập báo cáo


(Hình 35)

1. Link tải bộ cài 3TSoft 2018
2. Bảng giá hóa đơn

Live Help - Online